De titel van deze blog klinkt als niet van deze tijd. Toch is dit in de ouderenzorg nog vaak het beleid als het gaat om leren en ontwikkelen. Verplicht leren moet inmiddels in tijd van de baas, maar dit roept wel wat vragen op. Want wat is nu echt verplicht en wie bepaalt dat? Wat kan en mag er in werktijd? Hoe zorg je voor bekwame medewerkers? In deze blog lees je wat er vereist is in de ouderenzorg maar ook hoe je tijd en geld kunt besparen door anders te kijken naar leren en ontwikkelen en te vernieuwen.

Verplichte opleidingen
Leren werd -tot voor kort- in de ouderenzorg grotendeels in eigen tijd gedaan. Vaak werd er een studieovereenkomst getekend. Persoonlijke ontwikkeling kende weinig aandacht. In augustus 2022 kwam hier enige verandering in toen er nieuwe regels rond scholing werden opgenomen in het burgerlijk wetboek. Een scholing is verplicht als het door de wet, CAO of bevoegd bestuursorgaan wordt opgelegd. Verplichte opleidingen, zoals het bijhouden van vakbekwaamheid of meegaan met technologische ontwikkelingen, moesten voortaan kosteloos en onder werktijd worden aangeboden. Studiekostenbedingen voor dergelijke verplichte opleidingen werden nietig verklaard.

Verplicht opleiden volgens de CAO
Als er in een zorgorganisatie gesproken wordt over verplicht leren dan wordt er ten onrechte regelmatig verwezen naar de inspectie of de CAO die opleidingen of e-learning zou verplichten. Een organisatie moet bij de inspectie slechts kunnen aantonen dat het proces om bekwaam te blijven, goed ingericht is. De CAO VVT, met titel “de medewerker op 1”, wil stimuleren dat medewerkers voortdurend bezig zijn met hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. De focus in de tekst daarna, ligt vooral op het aantoonbaar bekwaam blijven.

Wat staat er in de CAO onder andere omschreven over leren en ontwikkelen:

• Er vinden periodiek ontwikkelgesprekken plaats;
• Een medewerker heeft regie over aantoonbaar bekwaam te blijven;
• Functiegerichte scholingen en scholing verplicht gesteld door je werkgever worden volledig vergoed in tijd en geld;
• Jij en je werkgever maken afspraken over welke vergoeding in tijd en geld je krijgt, bij niet direct functiegerichte scholing;
• Het ontwikkelingsbudget in de organisatie is minimaal 2% van de bruto loonsom;
• Werkgever vergoedt alle werkelijke kosten voor (her-)registratie BIG. De daarvoor bestemde tijd wordt als werktijd beschouwd.
• Werkgever stelt samen met de OR een strategisch opleidingsplan en een jaarlijks opleidingsplan op.

Er kan geconcludeerd worden dat een CAO richting geeft, maar concrete afspraken rond scholing en persoonlijke ontwikkeling vooral bij de werkgever neerlegt. Verplicht leren als het gaat om aantoonbare bekwaamheid moet dus door organisaties zelf worden uitgewerkt. De ‘verplichte’ ontwikkelgesprekken daarentegen die de CAO wel concreet benoemd, worden daarentegen niet overal gevoerd. Ook niet periodiek.

Ontwikkelingen in leren
Door de jaren heen zien we trends in (online) leren in snel tempo elkaar opvolgen. Zeker door corona is de slag van fysiek leren naar online leren door veel organisaties versneld gemaakt. Leren met behulp van video’s of leren van collega’s nemen toe in populariteit. De standaard e-learning waarbij iedereen hetzelfde leerpad doorloopt in ongeveer 2 uur is zo goed als van het toneel verdwenen. Met adaptief leren leert een medewerker sneller als er al kennis aanwezig is, maar kan het ook nog 1 tot 2 uur duren voordat een training met positief resultaat is afgerond. De trend microleren (leren met korte leermodules) is ook doorgedrongen waarbij de medewerker leert wat nodig is en op welke wijze dat bij hem past. Theorie, casus, filmpjes, quizjes en testjes kan een medewerker doen om zijn kennis te vergroten waarbij alleen de toets verplicht is. Bij voldoende kennis kan een training dus in 20-30 minuten worden afgerond. Ook andere ontwikkelingen zoals minder verplicht leren, meer regie bij de medewerker, teambekwaamheid en leren op de werkplek zorgen ervoor dat ook de medewerker in de ouderenzorg steeds vaker kan leren wat, hoe, wanneer en waar men maar wilt.

Vormen van (verplicht) leren
Bij zorgorganisaties in de ouderenzorg zien wij bij de klanten van REIN de volgende varianten rondom (verplicht) leren het meest in de praktijk voorkomen:

• Medewerker volgt een verplichte fysieke opleiding of training en sluit af met een of meerdere praktijktoetsen;
• Medewerker doet online een verplichte e-learning en doet bij de organisatie (of extern) een praktijktoets;
• Medewerker zorgt dat zijn kennis en vaardigheden actueel blijven (bijvoorbeeld door leren op de werkplek) en geeft een zelfverklaring per handeling af;

Een medewerker is bekwaam als diegene:

• kennis heeft over de handeling, de technieken, het doel, de anatomie, de risico’s, voor- en nazorg en eventuele complicaties;
• de handeling en bijkomende activiteiten, zoals beslissen en informeren, goed uitvoert.

Bekwaam en verplicht leren
Er zijn 4 manieren waarop bekwaamheden in een organisatie en hiermee verplichte opleidingen aan medewerkers worden toegewezen:

1. Medewerker moet bekwaam zijn en blijven voor alle handelingen;
2. Medewerker moet bekwaam zijn en blijven voor de handelingen die op voorkomen bij de doelgroep (revalidatie is bijvoorbeeld anders dan voor een PG-afdeling);
3. Medewerker is bekwaam op beperkt aantal handelingen en verpleegkundigen dienen als achterwacht bij complexere handelingen;
4. Bekwaamheden worden verdeeld in een team waardoor een individu bekwaam blijft voor een kleiner pakket aan handelingen.

Aantoonbaar bekwaam
Een docent, collega of medewerker zelf kan bepalen of een medewerker bekwaam is om een handeling uit te voeren. Een begrip als ‘aantoonbaar bekwaam’ is in de CAO niet nader toegelicht. Er kan per individu bepaald worden welke activiteiten en kosten noodzakelijk zijn voor (her)registratie. Voor herregistratie in het kader van de wet BIG worden met name eisen gesteld aan het minimum aantal uren werkervaring. Er staat nergens dat alle verpleegkundigen elke 2 jaar verplicht 20 e-learnings en praktijktoetsen moet doen. Als organisatie kun je dus bepalen op welke wijze de organisatie bekwaamheid willen regelen, meten en bijhouden. Zorgorganisaties vullen dit erg divers in en zijn zoekend naar een weg die voor de organisatie en het individu werkbaar is.

Bekwaam is bevoegd
Op het vlak van bekwaamheden is er ook een andere trend in leren in de ouderenzorg zichtbaar. Medewerkers worden bekwaam door een erkende opleiding en door bij- en nascholing, vaardigheidstrainingen of door een handeling vaker uit te voeren. In de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (wet BIG) staat beschreven welke risicovolle handelingen iemand zelfstandig of in opdracht mag uitvoeren. Deze wet laat het principe van ‘bekwaam is bevoegd’ ook toe. Je kunt dus bekwaam zijn zonder over de juiste opleiding te beschikken. Bekwaam kan je ook worden door mee te lopen in de praktijk, certificaten te behalen en een goede begeleiding.

Teambekwaamheid
Een andere ontwikkeling is dat niet alle medewerkers alles hoeven te doen en moeten kunnen. Niet alle bekwaamheden en specialisaties zijn dagelijks en op elke locatie nodig. Bekwaamheden kunnen verdeeld worden in een team waarbij er gekeken wordt naar behoeften en wensen van de organisatie en de medewerkers. Werken in de zorg wordt door deze ontwikkelingen beter bereikbaar voor een grotere groep mensen (zoals zij-instromers) en geeft ruimte en mobiliteit in een krappe arbeidsmarkt. Persoonlijke ontwikkelpaden zorgen voor meer flexibiliteit, variatie en functies op maat en dus meer werkplezier en hopelijk minder uitval en uitstroom bij medewerkers.

Regie bij de medewerker
In de ouderenzorg is een verschuiving zichtbaar van top-down naar meer bottom-up leren. De medewerker krijgt steeds meer regie in leren en ontwikkelen en is tevens de persoon die het beste kan bepalen of hij zich bekwaam voelt of niet. Voortgang van bekwaamheid wordt veelal vastgelegd in een leermanagementsysteem (LMS) en/of een bekwaamheidspaspoort. Dit geeft een actueel en volledig beeld van kennis en vaardigheden, zorgt voor erkenning van diverse vormen van leren en zorgt voor meer maatwerk in leren. Intercollegiale reflectie en toetsing is hierbij belangrijk. Werken op deze wijze vraagt wel om een nieuw HR-beleid, een goed systeem, aangepaste processen en flexibele ontwikkelmogelijkheden. Deze veranderingen maken het ook noodzakelijk om eens kritisch te kijken naar hoeveel tijd de medewerker krijgt om (verplicht) te leren.

Vergoeden van verplicht leren
Tot nu toe wordt onder verplicht opleiden met name gekeken naar bij- en nascholing op de risicovolle en voorbehouden handeling in de zorg. Aangezien deze bij- en nascholing verplicht wordt gesteld door de organisatie worden tijd en kosten hiervan vergoed. Bij wat er vergoed wordt aan tijd zien we bij klanten van REIN 2 uitersten:

• Zorgorganisatie betaalt de verplichte eindtoets, hiervoor staat meestal 20 tot 30 minuten.
• Zorgorganisatie betaalt de tijd die ervoor staat om de verplichte training in zijn geheel te doorlopen. Online trainingen duren gemiddeld 1 tot 2 uur.

Bij REIN horen we regelmatig geluiden dat er te weinig tijd is om de materie goed eigen te maken als alleen de toets wordt vergoed. Vaak blijkt dat een medewerker over onvoldoende kennis beschikt en moet hij zich verdiepen in de onderwerpen waar kennis mist. De toets wordt vergoed, maar in de praktijk gebeurt het leren om deze toets te halen in eigen tijd. Aangezien het hier feitelijk om verplicht leren gaat, is dit geen wenselijke keuze. In het geval dat organisaties de volledige tijd betalen die ervoor staat om de training af te ronden, dan horen we vooral klachten vanuit het management dat leren te veel tijd kost. Medewerkers zijn volgens hen in werkelijkheid minder dan de 1 of 2 uur bezig die vergoed wordt voor deze online training. Beide keuzen leiden dus tot klachten en ontevredenheid.

Leerbudget
Een mogelijkheid is om, ook hier de medewerker volledig de regie te geven. Dit kan door de medewerker zelf de werkelijke uren te laten schrijven die gemaakt zijn om kennis en vaardigheden bij te houden. Mocht dit een stap te ver zijn, kan een leer- of ontwikkelbudget in uren of dagen ook een optie zijn. Zo kan een zorgorganisatie de medewerker bijvoorbeeld 15 uur de tijd geven om jaarlijks te leren. Zorg dat hierbij niet alleen tijd aan (verplichte) bekwaamheid wordt vergoed, maar ook een deel van de tijd besteed kan worden aan het ontwikkelgesprek en persoonlijke ontwikkeling naar keuze. Zo verleg je de focus van verplicht leren naar persoonlijke ontwikkelpaden met aandacht en waardering voor de medewerker.

Conclusies en tips
Tot slot van deze blog enkele conclusies en tips:

• Verplicht leren is niet bepaald door de wet of CAO, maar wordt grotendeels bepaald door de organisatie. Een gedegen visie en beleid rond leren en ontwikkelen is noodzakelijk voor een flexibel, passend en toekomstbestendig personeelsbeleid.
• Stap af van alles is verplicht voor iedereen. Kijk naar hoe je bekwaamheden kunt verdelen in een team of af kunt stemmen op de doelgroep. Houd rekening met wat een individu kan en wil. Leg meer of alle regie voor bekwaamheid en persoonlijke ontwikkeling bij de medewerker en het team.
• Bied de medewerker de mogelijkheid om te leren op de wijze die bij hen past. Maak leren wat, hoe, wanneer en waar mogelijk voor alle medewerkers.
• Zorg voor een goed systeem dat medewerkers faciliteert in hun ontwikkeling en dat een goede registratie- en rapportagemogelijkheden biedt.
• Stimuleer een cultuur van leren, feedback en reflectie.
• Geef aandacht aan de medewerker en maak tijd en budget vrij voor ontwikkelgesprekken en persoonlijke ontwikkeling.
• Je hoeft het wiel niet altijd opnieuw uit te vinden. Sluit je aan bij een netwerk van zorgorganisaties die voor dezelfde uitdaging staan en leer van en met elkaar.

Anders denken en leren
Deze tijd van krapte en schaarste in de ouderenzorg vraagt om rigoureuze maatregelen. Anders denken over bekwaamheid, (verplicht) leren en de medewerker meer regie geven is niet eenvoudig. Bij anders leren moeten oud beleid, aanpak en gewoonten losgelaten worden. Het ontwikkelen en implementeren van een nieuwe manier van leren en ontwikkelen geeft uiteindelijk ruimte aan meer mensen in de zorg en zorgt voor minder uitval en uitstroom. En dat kan de organisatie op langer termijn tijd en geld besparen.

Behoefte om eens van gedachten te wisselen over anders leren in jouw organisatie? REIN is een leernetwerk zonder winstoogmerk voor vernieuwing en professionalisering van leren en ontwikkelen in de ouderenzorg. Meer info vind je op www.ikbenrein.info of mail mij via yvonne@ikbenrein.nl

Auteur: Yvonne Vredendaal, manager Stichting REIN