Telkens weer een nieuwe flexmedewerker op je afdeling. Natuurlijk ben je blij met een nieuwe collega, maar voor een goede samenwerking in je team kan dit een behoorlijke uitdaging betekenen. Trainers Helma van Fulpen en Edith Labordus helpen teams met kwesties zoals deze binnen Topaz. Geregeld gebruiken ze daarbij video interactie. En altijd werken ze vanuit de Topaz-visie, waarin de bewoner centraal staat. ‘Een heel nieuw gedachtegoed ontwikkelen bij een groep mensen, en daar vorm aan geven op de afdeling, kan uitdagend zijn.’

Beiden hebben ze een achtergrond als verpleegkundige. Maar al sinds vele jaren richten Helma en Edith zich binnen zorgorganisatie Topaz, voor kwetsbare ouderen met geheugenproblemen en cliënten met niet-aangeboren lichamelijke beperkingen, op leren en ontwikkelen. Dat maakt dat de twee goed op elkaar zijn ingespeeld. In het interview vullen ze elkaar vlekkeloos aan. Opvallend ook: eigenlijk alles wat ze vertellen linken ze aan de visie van Topaz, samengevat in de slogan ‘Het hele leven telt’. Helma en Edith vertaalden deze visie naar persoonsgericht werken, een werkwijze waarin de bewoner centraal staat aan de hand van de vier pijlers persoon, brein, medisch en beleving.

Vertaalslag naar de werkvloer
“Wij krijgen onze opdrachten vanuit de opleidingsadviseur, die werkt als een soort makelaar”, licht Edith de workflow binnen Topaz toe. “Die gaat binnen de organisatie in gesprek en analyseert de problematiek en de behoefte. Maar de trainingen komen ook voort uit behoeftes en veranderingen in de maatschappij. Denk aan een training agressiepreventie. Of spraakgestuurd rapporteren. Soms is er bestaand trainingsmateriaal, soms moet dit nog worden gemaakt. Helma: “Wij kijken altijd of de training nog actueel is en passen deze eventueel aan. We maken de vertaalslag naar de werkvloer en letten daarbij op taal en toepasbaarheid. Veel mensen zijn visueel ingesteld, daarom gebruiken we graag filmpjes. Daarnaast hebben we samen met het Van Kleef Instituut werkboeken ontwikkeld, waarmee teams op de afdeling zelf verder kunnen na de training.”
Sommige trainingen van Helma en Edith duren enkele dagdelen of dagen, een complete training persoonsgericht werken neemt elf ochtenden in beslag. Daarna volgt dan nog een traject waarbij de trainers meekijken op de werkvloer, vaak met behulp van een camera.

Filmen in de huiskamer
Edith en Helma zijn namelijk beiden opgeleid tot Video Interventie Ouderenzorg (VIO) begeleider. Zo leren zij zorgmedewerkers via videofeedback en opdrachten beter omgaan met onbegrepen gedrag. Edith: “De complexiteit van zorg op onze afdelingen neemt toe, omdat mensen steeds later bij ons komen wonen. Bovendien komen meer mensen vanuit de ouderenpsychiatrie. Dat brengt complexer gedrag mee. Hier zijn onze mensen in de basis niet voor opgeleid. De opleiding verpleeghuiszorg was altijd vooral medisch.”
Hoe dat werken met videofeedback in de praktijk gaat? “We vragen eerst toestemming aan de bewoners en familie en filmen vervolgens een paar spontane momenten op de afdeling”, vertelt Edith. “Daarna analyseren we de beelden met het team en kijken welke communicatie het beste werkt. Ons doel is altijd een ontspannen bewoner.

“Hoe eerder je als professional gedrag van de bewoner signaleert, hoe sneller je daarop kunt acteren”

Helma legt uit hoe de videotrainingen bijdragen aan het welzijn van bewoner en medewerker. “Soms zie je dat een bewoner compleet overprikkeld raakt in de huiskamer. Dan bouwen we meer rustmomenten in op een dag. Dat komt ten eerste ten goede aan de bewoner en uiteindelijk ook aan de medewerker voor wie het prettiger werken is.”

Systeemdenken
Middels video zijn valkuilen in communicatie goed te herkennen. Bewoners worden bijvoorbeeld vaak overschat, weet Edith. “Medewerkers denken dat bewoners veel meer begrijpen dan ze daadwerkelijk doen. Ze stellen te veel vragen of gebruiken lange zinnen, waardoor de bewoner overprikkeld raakt.” Die overprikkeling wordt volgens Edith ook veroorzaakt door ‘systeemdenken’: de oude manier van werken vanuit kaders en regels, en het tegenovergestelde van persoonsgerichte zorg. De twee werkwijzen komen in het interview steeds weer terug. Edith: “Ik ben zelf als verpleegkundige ook opgeleid in de oude stijl: iedereen moest fris gewassen en goed verzorgd zijn, in de ochtend gingen we standaard samen koffiedrinken en in de middag volgde een activiteit. Maar dat is veranderd. Iedereen is anders. Er zijn mensen die na 1 uur ’s nachts gaan slapen, pas om 11 uur uit bed komen of niet ontbijten. Dat vraagt flexibiliteit en andere kwaliteiten van zorgmedewerkers dan vroeger.”

“Door een andere bril leren kijken is een proces”

Het persoonsgericht werken en het denken vanuit de bewoners vraagt om een andere mindset. “Wij gaan hierover in dialoog en proberen mensen bewust te maken van hun denkwijze”, legt Helma uit. “We bespreken visies en normen. Een heel nieuw gedachtegoed ontwikkelen bij een groep mensen, en daar vorm aan geven op de afdeling, kan lastig zijn.” Edith: “Het gaat om het leren kijken door een andere bril. Dat is een proces.” 

Flexmedewerkers
Vanuit het systeemdenken komen we op het onderwerp flexmedewerkers en zzp’ers. Want in deze tijd van personeelstekorten ontkomt niemand eraan. Helma maakt de vergelijking met stewardessen op een vlucht. “Die werken ook telkens met een ander team. In een briefing ‘s ochtends spreek je alles door. Dat vraagt om goede communicatie.” In hun trainingen adviseren de dames hiervoor de Lean-methode. “Die geeft hulpmiddelen voor goede communicatie. Bijvoorbeeld een dienststart waarin je bespreekt hoe de dag eruit gaat zien. En de zorg staat niet vast, dus gedurende de dag is het van belang continu met elkaar in gesprek te blijven.”

Mentorschap
Edith en Helma ondersteunen teams op dit vlak nog op een andere manier. Ze helpen medewerkers met het vertalen van de Topaz-visie naar nieuwe collega’s. Edith: “Dat vraagt veel in de communicatie. Wij proberen deze mensen meer in hun kracht te zetten. Dat doen we door een training, maar ook on the job, door middel van mentorschap. Vaste medewerkers – of dat nu gastvrouwen zijn of verpleegkundigen – worden getraind in het uitdragen van onze visie en het omgaan met weerstand. Helma: “Wij leren hoe je het gesprek kunt aangaan. Dat doe je door vragen te stellen. Maar ook door bepaald taalgebruik, dat helpt je verhaal helder over te brengen.” Volgens Helma brengt dit best uitdagingen mee. “Gastvrouwen voelen soms een hoge drempel om met verzorgenden of verpleegkundigen in gesprek te gaan. Maar wij stimuleren dat juist en zeggen: laat je stem horen.”

Ken je collega
Een van de pijlers van de persoonsgerichte zorg is: ken je bewoner. Maar voor een goede samenwerking geldt net zo goed dat je je collega’s moet kennen. Edith: “Daar gebruiken we een heel fijne tool van REIN voor: het vriendenboekje, zoals je dat kent van de lagere school. Dat vullen teamleden in en samen gaan zij erover in gesprek. Dat levert vaak hele mooie verbindingen op.” Helma vult aan: “Het is ook belangrijk jezelf goed te kennen. Mensen zijn altijd gefocust op de ander, maar als mentor begin je bij jezelf. Je kijkt waar jouw kracht ligt en welke invloed je hebt op het gedrag van de ander. Daar gebruiken we de Roos van Leary voor en de talentanalyse van REIN. Uit die scan komt een persoonlijk profiel, waar mensen zichzelf altijd goed in herkennen.”

Rugzak
De balans vinden tussen jezelf, je collega’s en de organisatie kan uitdagend zijn. Edith: “Iedereen neemt zijn eigen rugzak mee naar zijn werk. Daarin zit jij, met je eigen normen, waarden, gewoontes en karakter. Maar bij Topaz hebben we ook een rugzak, daarin zit de visie van de organisatie. De kunst is om de Topaz-rugzak op te doen en daar een deel van jezelf in te stoppen.” Helma maakt nog liever de vergelijking met een rolkoffer. “Want op je werk ben je professioneel. Daar komt ook professioneel handelen en eigenaarschap bij kijken.”