Op bezoek bij Roomburgh in Leiden

Elk nadeel heeft z’n voordeel. Bestuurder Bert Buirma van zorgcentrum Roomburgh haalt de bekende uitspraak van Johan Cruijff aan als we hem vragen naar het thema samenwerken. Want als relatief kleine organisatie kan Roomburgh simpelweg niet zonder samenwerking. Met andere kleine zorgaanbieders, met professionals of mensen in de wijk. ‘In zekere zin móet je wel samenwerken met anderen als kleine organisatie. Maar gelukkig is dat ook erg leuk.’

In totaal werken er ongeveer 240 mensen bij Roomburgh. Een relatief kleine zorginstelling dus. ‘Ik ken eigenlijk iedereen die hier werkt en dat is fijn’, vertelt opleidings-coördinator Krista Vliegenthart. En handig voor haar functie. ‘Ik weet wat er speelt onder de medewerkers, daar kan ik makkelijk op inspelen met leren. Ik loop regelmatig door het huis en mensen kennen me, dus komen zelf ook geregeld langs met een vraag. De lijntjes zijn kort. Ik kan de teamleiders makkelijk bereiken, dat is in een grote organisatie wel anders.’

Ook Bert ziet veel voordelen van een kleine organisatie. ‘Door de korte lijntjes kun je agile opereren en creatieve oplossingen verzinnen. Je zit minder vast in structuren. Wij kunnen bijvoorbeeld creatief zijn in het aanbieden van zorg aan echtparen. Als een van de partners een indicatie heeft en op de afdeling Psychogeriatrische Zorg komt wonen, kan de partner terecht in een aanleunwoning. Gedurende de dag kan zo’n echtpaar dan gewoon samen zijn.’ Een kwestie van samenwerken over de verschillende disciplines heen, en dat gaat gemakkelijk in het kleine Roomburgh.

Inhuren en uitbesteden
Maar uitdagingen zijn er natuurlijk ook. De organisatie heeft niet elk specialisme in huis. Bert: ‘Dat lossen we op door samen te werken met andere organisaties in de regio. Of door zorgprofessionals in te huren. Per uur betalen we misschien wat meer, maar het voordeel is dat we deze artsen en paramedici scherp kunnen inzetten.’ Ook onderhoud en beheer van het gebouw besteedt Roomburgh uit. Er is bijvoorbeeld geëxperimenteerd met het opzetten van een gezamenlijke hr-afdeling, samen met een kleine zorgaanbieder in de buurt. Na een jaar bleek dat toch niet zo goed te werken, maar er is wel een intensieve band gebleven. En voor een incompanytraining vraagt Krista opleidingscoördinatoren van instellingen in de regio of er meer geïnteresseerden zijn, zodat ze een grotere groep kunnen vormen. Bert: ‘In zekere zin móet je wel samenwerken met anderen als kleine organisatie, maar ik vind het gelukkig ook heel leuk om samen te werken. Elk nadeel heeft zijn voordeel.’

‘Door de korte lijntjes kun je agile opereren en creatieve oplossingen verzinnen’

Samenwerken in de wijk
‘Als we kijken naar de toekomst van de zorg, is de betrokkenheid van de wijk als zorgaanbieder heel belangrijk’, vervolgt Bert. Roomburgh besteedt daarom relatief veel tijd aan de samenwerking met de welzijnsorganisatie in de buurt en het wijkcomité. Het zorgcentrum organiseert een gratis spreekuur met hun wijkverpleegkundige voor de buurt. Ook is er vanuit Roomburgh regelmatig contact met de vve’s van naastgelegen complexen. Bert: ‘Zij zoeken een plek om te vergaderen en die bieden wij graag.

Tegelijkertijd grijpen we dat moment aan om te vragen wat zij voor ons kunnen betekenen. We zijn nu al heel dankbaar voor onze vrijwilligers, maar in de toekomst gaan we de informele zorg nog veel harder nodig hebben. En dat werkt twee kanten op. Als ik denk aan de toenemende eenzaamheid in de maatschappij, sla je twee vliegen in één klap als een vrijwilliger uit de buurt af en toe komt wandelen met een bewoner hier.’

‘Als kleine organisatie moet je wel samenwerken’

Intern samenwerken
Aan samenwerken met externe partijen geen gebrek dus hier in Leiden. Maar hoe wordt een goede samenwerking tussen collega’s binnen Roomburgh bevorderd? Een veilig leerklimaat speelt daar een grote rol in, vindt opleidingscoördinator Krista. ‘Wij willen een plek zijn waar je je veilig voelt om vragen te stellen en om zelf initiatief te nemen.

Een leerling loopt bij ons niet alleen mee, maar hij of zij geeft ook zelf aan wat de leerdoelen zijn waar hij of zij aan wil werken. Feedback, reflecteren en openheid zijn daarbij belangrijke aspecten.’ Bert moedigt interne samenwerking vanuit zijn positie als bestuurder vooral aan door veel vragen te stellen. Bijvoorbeeld tijdens zijn overleggen met de hbo-verpleegkundigen. ‘Omdat we een kleine organisatie zijn, komen er veel ideeën van de werkvloer. Ik vraag dan altijd hoe collega’s op andere afdelingen zoiets aanpakken. Omdat wij geen staf hebben, is het goed om dit te expliciet te bevragen. Zo zorgen we dat verpleegkundigen met elkaar in gesprek gaan. Laatst had een medewerker bijvoorbeeld een goed idee voor het uitdelen van medicatie. Medicijndispensers worden in de wijk al langer gebruikt, maar op haar verzoek gaan we die intramuraal ook gebruiken op onze afdeling Somatiek.’

In Roomburgh heerst een open cultuur waardoor medewerkers niet bang zijn om ideeën in te brengen, denken Bert en Krista. Bert: ‘We zetten graag een beetje vaart achter goede ideeën. Als je pas een jaar later aan de slag kan, is vaak alle energie weg. Gelukkig kunnen wij als kleine organisatie de snelheid er goed in houden.’

Kernwaarden
Zorgcentrum Roomburgh heeft van oorsprong een Rooms Katholieke signatuur. Die wordt ook vandaag de dag nog uitgedragen. Dat is niet alleen te zien in de ruimte waar we vandaag worden ontvangen – boven de deur hangt een kruisje – maar ook elders in de zorgorganisatie. Op meerdere plekken staan Mariabeelden en aan de buitenzijde van het gebouw is zelfs een kapel gebouwd, ook van buitenaf toegankelijk voor buurtbewoners of andere geïnteresseerden. ‘Medewerkers hoeven niet per se katholiek te zijn, het gaat erom dat ze onze kernwaarden onderschrijven en ernaar handelen’, legt Krista uit. Die kernwaarden zijn: zorgzaam, betrokken, betekenisvol en gastvrij. Krista: ‘Met een leerling bespreken we bijvoorbeeld wat gastvrijheid voor hem of haar inhoudt. Hoe zorg je dat je gastvrij bent, naar een bewoner of familie toe?’

Talentmanagement
Tot slot spreken we met Krista en Bert over de samenwerking met REIN. Roomburgh is sinds 2023 met de tools van REIN aan de slag. Tijdens de kick-off stond de talentanalyse van REIN centraal. ‘Juist omdat we in plaats van beoordelingsgesprekken ontwikkelgesprekken houden, past de focus op talent heel goed bij ons’, legt Krista uit.

De afspraak is inmiddels dat iedere medewerker voorafgaand aan dit gesprek een talentanalyse doet. ‘De reacties zijn heel positief. Mensen herkennen zichzelf vaak goed in de uitslag.

Feedback
Wat betreft ontwikkelingsmogelijkheden en opleiding wordt gepoogd zo veel mogelijk aan te sluiten bij de uitkomst van de talentanalyse en de behoefte van medewerkers. Maar de organisatie heeft zelf ook ideeën over ontwikkelpunten. ‘We willen graag meer doen aan reflecteren en feedback.’ En daarmee haalt Krista een bekende uitdaging aan voor medewerkers in de ouderenzorg: feedback geven en krijgen is hier nog geen gemeengoed. De opleidingscoördinator ziet overigens duidelijk verschillen per generatie. ‘De jongere zorgmedewerkers moeten presentaties houden en elkaar feedback geven, zij oefenen al met tips en tops in de klas. Daarom gaan zij daar heel anders mee om. Maar wij willen dat het hele team dit goed kan. Hiervoor gaan we binnenkort de feedbackchallenge en de e-learning reflecteren van REIN inzetten.’ Verder wil Krista de komende tijd meer aandacht besteden aan een andere doelgroep: medewerkers in het restaurant of de huishouding. ‘Een deel van hen spreekt niet zo goed Nederlands, maar gelukkig biedt REIN daarvoor met filmpjes een perfecte oplossing.’

Zelf aan de slag of klassikaal
Bert zette afgelopen jaar de 360-graden-feedback van REIN in voor het managementteam. Een geslaagde ervaring, vond hij. De bestuurder laat zijn medewerkers graag vrij in het online leren. ‘Sommige medewerkers gaan zelf aan de slag met alle mogelijkheden van REIN. Anderen willen graag een opdracht of klassikaal les. Gelukkig biedt REIN al die mogelijkheden, dus wij zoeken per doelgroep wat het beste past. En die zoektocht is misschien nooit klaar, omdat er steeds nieuwe onderwerpen gaan spelen.’

Ontwikkeling is zelfzorg
Een cultuur van leren en ontwikkelen ontwikkel je volgens Krista door goed naar je medewerkers te luisteren en vervolgens aan te sluiten bij de vorm die het beste past.

Als bestuurder is het vooral een kwestie van randvoorwaarden creëren, vult Bert aan. ‘Er moet voldoende tijd en budget voor zijn, daar wil ik niet op beknibbelen. En we blijven uitdragen dat we leren belangrijk vinden.’ Maar bij Roomburgh weten ze ook dat medewerkers een vol leven hebben. En dat niet iedereen altijd prioriteit geeft aan leren.

Krista: ‘Ook wanneer medewerkers tijd krijgen om te leren, besteden ze die soms liever anders. Of eigenlijk: aan de zorg voor een ander.’ Bert: ‘Het is een bekend fenomeen: mensen in de zorg zorgen slecht voor zichzelf. En ontwikkeling hoort bij zelfzorg. Maar er krijgt altijd iemand anders voorrang: een bewoner, het team of hun gezin. Dat blijft een uitdaging.’

Continuïteit
Om de thema’s samenwerking en talentontwikkeling op de lange termijn te versterken, wil Bert inzetten op continuïteit. ‘We werken nu een jaar met REIN en dat zetten we voort. Daarnaast focussen we graag op de groep voorlopers binnen Roomburgh, en daarbuiten. Door onze aandacht te richten op de groep enthousiastelingen en doeners, krijgen we de rest vanzelf mee.’